כל עסק מחויב ברישום חשבונות מסודר וניהול ספרי חשבונות כחוק כדי להגיש את הדיווחים המחויבים כחוק לרשויות. במקרים של עסקים גדולים הם מחויבים בשיטה מסוימת של הנהלת חשבונות שנקראת הנהלת חשבונות כפולה, או דו צידית, בניגוד לעסקים קטנים ואחרים שמחויבים בהנהלת חשבונות חד צידית שאינה מורכבת כמו הכפולה. בשיטה זו חייבים לרשום את כל הפעולות גם בצד החובה וגם בצד הזכות, בעוד שבעסק קטן הרישום נעשה רק פעם אחת. כלומר, אם נעשית פעולת קנייה או מכירה או תשלום היא נרשמת רק פעם אחת בצד אחד של הספרים. בעסקים אחרים הפעולה נרשמת פעמיים, פעם בנוגע לכסף ששולם או התקבל ופעם בנוגע לנכס שנוסף או למחויבות שנוצרה כתוצאה מהפעולה הכספית הזאת. זה מחייב הרבה יותר מומחיות ודיוק שקשורים לניהול ספרים כזה ולכן מנהל חשבונות או רואה חשבון חייב לרשום במדויק את כל הפעולות בצורה הנכונה. בדיקה של רשויות המס וביקורת שלהן עלולות לגלות אי התאמות או רישום לא נכון ולא מדויק של נכסים והתחייבויות או כספים שאינם מאוזנים לכיוון השני ולכן זה מחייב שירותי הנהלת חשבונות איכותיים של מומחים שיודעים לעשות את זה נכון.
מה חשוב לדעת על הנהלת חשבונות בחברה?
בחברות גדולות בדרך כלל יש מחלקת הנהלת חשבונות שמנהלת את כל התקשורת והמגעים עם הלקוחות והספקים וכמובן הרשויות. במקרים שיש בהם עובדים יש גם מחלקת שכר שמטפלת בכך, בחישובי השכר לעובדים וגם בתשלומים שמיועדים לרשויות המס כמו ביטוח לאומו ומס הכנסה עבור העובדים, תשלומים לקרנות הפנסיה וזכויות סוציאליות ואחרות. כלומר, כל מנהל חשבונות חייב להתמחות לא רק בתחום של חשבונות כלפי חוץ אלא גם כלפי פנים והשירותים שהוא מספק לחברה הם מורכבים ורב רובדיים. כשנעזרים שירותי מיקור חוץ של הנהלת החשבונות המתאימה, חייבים לזכור שיש להעביר להם מידע רב ואת הסמכויות שנחוצות על מנת לבצע את הפעולות בשם העסק ולקבל ממנו ייפויי כוח מתאימים לשם כך. בגלל זה שירותים כאלה נחשבים לחשובים ביורת שיכולים לקבל במקרים כאלה והבחירה בהם נעשית על פי ידע, ניסיון, מקצועיות וטיב השירות שאפשר לקבל.
איך עושים את זה?
אם אתם עסק שעונה לקריטריונים שמחייבים הנהלת חשבונות כפולה אתם יודעים בוודאי שעדיף לקבל את השירות במיקור חוץ שיכול לעזור לכם לנהל את החברה או העסק בצורה נכונה ומבלי להסתבך עם רשויות המס. במקרים שבהם אתם זקוקים לספרים גלויים ונהירים גם לכם אתם יכולים לסמוך על שירותי ראיית החשבון הטובים ביותר שעומדים לרשותכם ולוודא שרשויות המס מקבלים את הדיווחים שהם אמורים לקבל. הנהלת חשבונות מקצועית שעובדת עם הספרים שלכם ודואגת לרישום מסודר בכל פרט, מלקטת את כל הניירת והתעודות שנדרשות על מנת להוכיח ולהגיש לרשויות ובכך מבטיחה גם שתעברו כל ביקורת מקצועית של ספרי החשבונות שלכם, במיוחד אם אתם עובדים בשיטת הנהלת החשבונות הכפולה.
חשיבותה של הנהלת חשבונות לעסק
מלבד העיקרון החשוב של ניהול ספרים כחוק ודיווח לרשויות המס על מנת לחשב זאת נכון ולהבטיח שלעסק לא יהיו חובות שונים ומחויבויות למדינה, החשיבות הגדולה של הנהלת חשבונות כפולה היא לדעת בדיוק איפה אתם נמצאים בכל רגע של העבודה, היכן עומד תזרים המזומנים שלכם, אילו נכסים והתחייבויות נוספו כל הזמן ולמה ואיך אתם מבטיחים שיהיו מספיק מזומנים על מנת לעמוד בהתחייבויות שלכם ולשלם למי שצריך. כשאין לכם מושג איפה אתם עומדים אתם לא יכולים לתכנן תכניות עבודה, להזמין חומרי גלם, לשלם לעובדים ואת ההתחייבויות שלכם לרשויות המס, את ההלוואות והחובות שלכם, וכמובן לייצר מוצרים על מנת לקנות. צריך לדעת גם לאן הכספים זורמים מהמכירות ואיך לכסות את ההתחייבויות שלכם מבלי לאבד שליטה על התזרים ועל הכספים.
להיות בשליטה מוחלטת בעסק שלכם
אחת הבעיות שגורמות לעסקים לקרטע עד כדי קריסה היא אובדן שליטה על הכספים והנכסים ואיבוד הקשר עם רשימות המצאי והמלאי. האפשרויות שעומדות בפני עסקים כאלה יכולות להיות רבות ואחת מהן היא פשיטת רגל כתוצאה מכך שאף אחד לא ניהל את ספרי החשבונות נכון ולכן המאזן אינו מאוזן. יש זליגה של כספים שאינם מאוזנים בנכסים ובהתחייבויות ואין יותר מעקב אחר הכספים ואחר החובות של העסק כדי לנהל אותו בצורה ראויה. לא בכדי אומרים שמחלשת הנהלת החשבונות היא זאת שיודעת הכי הרבה על מצב העסק ורק שם באמת אפשר לקבל את התמונה המלאה. לפי זה גם אפשר לתכנן וליישם תכניות עבודה שונות וכך בונים את העסק משנה לשנה.
הקלות של ניהול חשבונות ועמידה בכל אתגר
מצד אחד, הנהלת חשבונות כפולה היא אתגר לא קטן שמחייב עמידה בסטנדרטים מקצועיים ברורים. מצד שני, האתגר הופך להיות קל יותר בימינו הודות לעובדה שהכל ממוחשב והכל יותר פשוט וקל במקרים כאלה. כך שלקוחות של רואי חשבון ומנהלי חשבונות יכולים לנהל הכל אונליין וכך גם החישובים והמעקב אחר כל הכספים וההתחייבויות הרבה יותר פשוט, יחסית. כשמקבלים את השירות הזה במיקור חוץ הרבה יותר קל גם לתת גישה ולהתחבר למסדי נתונים בצורה כזאת וכך מקילים על ניהול העסק בזמנים המודרניים שלנו היום. כל מה שנחו הוא לבחור את השירות של רואה החשבון המקצועי שנוח לכם אתו והתקשורת אתו זורמת בצורה הכי בהירה.
