מאות עסקים חדשים נפתחים מדי שנה בישראל ומאות אחרים נסגרים ומוכיחים כמה צריך להתנהל נכון מבחינה חשבונאית על מנת לשרוד ולהצליח וגם לעמוד בהתחייבויות המתבקשות לרשויות המס. מבחינה חוקית, חובה על כל עצמאי לנהל ספרי חשבונות ולדווח לרשויות המס על פי המעמד שלו ומצב העסק שלו והמשותף לכולם, לא משנה באיזה תחום הם עוסקים ומהו מחזור העסקים שלהם הוא שהם זקוקים להנהלת חשבונות אמינה ויעילה במינימום מחיר על מנת להתנהל בהצלחה. מי שפותח עסק לא בהכרח יודע שהוא צריך להתנהל בצורה מסודרת מדי יום משום שאלא אם כן העסק שלו קשור להנהלת חשבונות, מתמחה אך ורק במה שהוא מוכשר לעסוק בו ובמקצוע שלו. במקום לשכור עובד מיוחד להנהלת החשבונות שלכם אתם יכולים לחסוך משכורת שלמה ותשלום יקר על שירותי חשבונאות במיקור חוץ ופשוט לעשות את זה בעצמכם בקלות. יש דרך נוספת לנהל את הנהלת החשבונות שלכם במחיר סביר לחלוטין ובמינימום זמן, אם אתם מסודרים ורוצים להיות בשליטה. עדיף לנהל אותם בעצמכם באמצעות הנהלת חשבונות אונליין שמאפשרת לכם כל כך הרבה יתרונות בעבודה על המסמכים שלכם. על החשיבות של הנהלת חשבונות כזאת וכיצד להקל על עצמכם להלן.
מה חשוב לדעת על הנהלת חשבונות לעסק קטן או בינוני?
הנהלת חשבונות פירושה לא רק הגשת דוחות שנתיים לרשויות המס אלא מעקב צמוד ומקרוב אחר תנועת המזומנים שלכם פנימה והחוצה. כלומר, רישום מדויק של הוצאות והכנסות לעסק, בדיקת המאזן בכל חודש או בתדירות גבוה מכך, בדיקת החייבים לכם כספים וגבייה שלהם, שליחת מסמכים כמו חשבוניות לתשלום וחשבוניות קבלה לאחר מכן, הזמנות ציוד וחומרים מספקים, רכש והצעות מחיר ועוד המון ניירת שקשורה מצד אחד ללקוחות ומצד שני לספקים הגורם השלישי יהיה הגופים שאתם בקשר אתם וקשורים אליכם פיננסית, כמו בנקים, רשויות מס, קופת חולים וביטוח לאומי, חברות ביטוח, חברות אשראי וגופי מימון אם לקחתם הלוואות מינוף וכמובן שקרנות הפנסיה והשקעות שונות שתנהלו. כל אלה נרשמים אצלכם ואסור לאבד את התרשומת של אף שקל נכנס או יוצא ואף מסמך.
מה קורה כשלא יודעים לעשות סדר בהנהלת חשבונות
הנהלת חשבונות לקויה ואובדן שליטה על תזרים המזומנים שלכם הם מהסיבות העיקריות לכך שעסקים רבים נסגרים ולא מצליחים לחזור לאחר מכן למסלול שיקום. אם אין לכם מי שינהל חשבונות ויעקוב אחר הניירת והרישום החוקי המדוקדק, אתם לא יכולים לדעת כמה כסף עומד לרשותכם וכמה צריך להיכנס וכך אינכם יכולים לתכנן שום דבר כדי לייצר מוצרים ולתת שירותים ובוודאי שאינכם יכולים להתחייב בפני לקוחות או ספקים. זה גם אומר שאתם מזניחים את החובות שלכם לרשויות ולגופי מימון, מאחרים בתשלום לעובדים ולרשויות ולא מעבירים את הכספים שצריך ובוודאי שצוברים קנסות וריביות פיגורים על איחור בהחזרי הלוואות ועוד. מדובר לא רק בהפסדים כספיים שנגרמים בגלל חוסר סדר מוחלט אלא גם בעבירות על החוק שמסבכות אתכם עם הרשויות ועלולות לסבך אתכם ברישום פלילי.
ניהול חשבונות מכל מקום
לא תמיד אפשר להתיישב ליד השולחן ולהתחיל להתעסק בניירת לאחר שיום שלם עבדתם עם לקוחות או ייצרתם מוצרים שונים. הפתרון אם כך הוא להתחיל לנהל מעקב באמצעות הנהלת חשבונות אונליין שמלווה אתכם לכל מקום ואין יותר תירוצים וחוסר זמינות. אתם יכולים לגשת אליה מכל מחשב או טלפון ולנהל את הרישום המסודר בו במקום, לקבל נתונים ומידע ולפתור הרבה בעיות חשבונאיות. הקלות של הנהלת חשבונות שמנוהלת בתוכנה פשוטה וידידותית למשתמש יחד עם הגישה הפשוטה והמהירה לענן מאפשרות לכם לשבת על הניירת והרישומים ולהוציא בלחיצת כפתור כל מסמך וכל נתון שתזדקקו לו במהירות וללא שהיות. מכיוון שגם אין צורך היום בהדפסה ומעדיפים חשבוניות ומסמכים ירוקים, אפשר לשלוח מידית במייל או בכל דרך אחרת בווצאפ או באינטרנט והמסמך מגיע ליעדו בוודאות. כשאין צורך בניירת גם יכולים לספק ללקוחות את האיכות המתבקשת של עסק שמנוהל תוך כדי שמירה על קיימות ואיכות הסביבה. זה חשוב מאוד ללקוחות רבים לעבוד עם עסק שאכפת לו מהסביבה.
לא מאבדים שליטה על מצב החשבונות שלכם
פעם היו רושמים הכל במסמכים ובמחברות ובפנקסים ענקיים והם היו נערמים בכל מקום. למצוא מסמך כלשהו היה מסובך יותר אם לא היה סדר במשרד ולכן כאשר אתם עוברים למחשוב – הכל נמצא בלחיצת כפתור בקלות. הנהלת חשבונות אונליין מאפשרת לכם למצוא המון פונקציות שפעם רק רואה חשבון היה יכול להפעיל והיום גם אתם יכולים לקבל לזה גישה בקלות וללא קורס הנהלת חשבונות. כל המסמכים מסודרים לפי קטגוריות ותיקיות של לקוחות, כל הנתונים מסודרים ורשומים בדוחות לפי הצורך ואתם יכולים להפיק אותם במהירות ולהגיש אותם לרשויות המס בקלות בכל פעם שתידרשו לעשות זאת. לא יהיה יותר מצב שבו לא תוכלו לדעת בכל שעה של היום איפה אתם עומדים מבחינת הכנסות והוצאות וכמה כסף חייבים לכם לקוחות, למי כבר שלחתם חשבוניות לתשלום ומי עדיין מחכה לחשבונית שלו.
הנהלת חשבונות אונליין שומרת על אבטחת מידע
מאגרי מידע רבים לא מאובטחים כמו שצריך וכשאתם מעדיפים הנהלת חשבונות אונליין אתם זוכים להגנה המוחלטת של שירותי הענן, נוסף על התוכנה שבה מתנהלים החשבונות שלכם. זהו מאגר נתונים חיוני שאתם חייבים לשמור עליו והגיבויים של המידע בתוכנה שומרים עליכם גם מפני תקלות או בעיות פריצה, אם יהיו אי פעם. כשאתם מנהלים את החשבונות האלה שם אתם יכולים להיות בטוחים שאף אחד לא יחדור למאגר שלכם ולא ינסה לכרות מידע או לשנות נתונים או לשתול שום תוכנה זדונית שתפגע בעסק שלכם.
