איך תבחרו משרד הנהלת חשבונות מומלץ?

אם אתם בשלבי פתיחת עסק/ עמותה/ חנות- או לא משנה מה- עליכם לדאוג לכל החלק הטכני של הטיפול בחשבונות ובכספי העסק, וכן הטיפול מול הגורמים הממשלתיים ורשויות המס. נכון- ישנם כאלה בעלי עסקים, במיוחד עסקים קטנים וצעירים המעוניינים לחסוך בהוצאות ומנסים לעשות את כל הפעולות הללו לבד- לפתוח תיק במס הכנסה, להגיש דוחות וכו'. אך בסופו של דבר-הם יכולים לצאת מתוסכלים ומופסדים וחבל שכך.

הרי בשביל מה אתם פותחים את העסק? אתם רוצים לעבוד במה שאתם אוהבים. אתם מעוניינים להתמקד ולעסוק במה שאתם טובים. כשיש לכם משרד מבוסס ורציני המספק לכם את כל מעטפת השירותים הנדרשים לצד הכלכלי והפיננסי של העסק- אתם באמת פנויים לעסוק במטרה שלשמה פתחתם את העסק ולעבוד בעבודה בה בחרתם מלכתחילה במקום לבזבז זמן רב ולהוציא אנרגיה על דברים שאינכם מתמצאים בהם.

כל הנושא של ניהול חשבונות, טפסים, כספים וכו' הוא נושא שלוקח את הזמן, את האנרגיות ואת הכסף. כן כן- את הכסף! כאשר אתם מחליטים להיעזר באיש מקצוע הוא יודע בדיוק איך לעשות את הדברים בצורה הכי מקצועית שיש כדי שתוכלו לנהל את העסק ברוגע, ואפילו לחסוך כספים, שלא תשלמו חלילה מיסים שאינם קשורים אליכם, שלא תפתחו תיקים שלא מתאימים לעסק שלכם, (עוסק פטור/עוסק מורשה/תאגיד/עמותה וכו') שלא תגיעו לידי קנסות, חובות או תביעות. כבעלי עסקים טריים אתם גם ככה עלולים למצוא את עצמכם בסבך של הוצאות וחבל שתוסיפו לזה תשלומים מיותרים.

אחרי שהבנתם למה כדאי להיעזר באנשי מקצוע- מוזמנים לגלות איך לבחור את בעל המקצוע המומלץ:

בקשו המלצות

בסופו של דבר- בחירת מנהל חשבונות לעסק די הרבה מתבססת על המלצות מאנשים קרובים ועל תקשורת זורמת בין בעל העסק למנהל חשבונות. זה לא משנה האם מדובר על משרד הנהלת חשבונות גדול או דווקא משרד קטן ובוטיק – העיקר הוא הכימיה הנוצרת מול מי שאתם עומדים מולו. חשוב מאוד שתהיה מערכת יחסים של אמון ודיסקרטיות בין שני הצדדים! בשלב ראשון אם כן בקשו המלצות מקולגות או מהסביבה הקרובה לשירותי הנהלת חשבונות, צרו קשר עם המשרדים/נותני השירות, שוחחו איתם ותמששו את הדופק בעת ההתקשרות הראשונית, ולאחר שתישארו עם רשימה מצומצמת של נותני שירותים להנהלת חשבונות- בדקו את שאר הפרמטרים הבאים:

בדקו זמינות

מאוד חשוב שמשרד הנהלת חשבונות איתו אתם עתידים לעבוד יהיה קרוב פיזית אליכם ולעסק שלכם , כדי להקל עליכם בעת קיום פגישות פיזיות או הגשת מסמכים. אבל עוד יותר מזה- חשובה מאוד רמת הזמינות של העובדים במשרד: נסו לבדוק כמה זמן לוקח להם לענות להודעות שלכם? כמה מהר הם עונים לשאלות שלכם? כמה הם פנויים לעזור לכם כשאתם זקוקים לכך? שימו לב שהרבה פעמים במשרד בוטיק תקבלו הרבה יותר יחס אישי וזמינות גבוהה הרבה יותר ממשרדים גדולים. הזמינות היא לא רק עניין טכני של חיסכון בזמן ונוחות- היא יכולה להיות קריטית במקרים של הזדמנויות קצרות טווח או חלונות צרים להגשת מסמכים.

בררו מקצועיות

עליכם לברר היטב על מקצועיותו והתמחותו של מנהל החשבונות איתו אתם עתידים לעבוד. ישנם כמה רמות של אנשי מקצוע כשלכל אחד מהם התמחות מעט אחרת והתמקדות שונה: ישנו יועץ מס, יש את רואה החשבון (בד"כ נמצא כעובד שכיר בתוך העסק עצמו) ויש מנהל חשבונות סוג  3' או מנהל חשבונות בכיר (ישנם גם סוג 1 ו-2) אלה הדרגות הטובות ביותר משום שהם יכולים לעזור גם לעסקים בסדר גודל משתנה. ישנה עדיפות למנהל חשבונות המתמחה באופן ספציפי בעסקים מהסוג שלכם ושיש לו לקוחות העוסקים בתחומים דומים. כלל זה נכון במיוחד בעסקים בינלאומיים וכספים זרים או עסקים בעלי דרישות מיוחדות מבחינת מיסוי ודיווח. בדקו היטב האם המשרד עונה על כל הצרכים להם אתם זקוקים ושהם מתאימים לדרישות העסק שלכם.

הקשיבו לניסיון

בעסקי הנהלת חשבונות וותק וניסיון הם הנקודה המרכזית. מנהל חשבונות ותיק מכיר את כל כללי המשחק ויודע ומתמצא בכל רזי החוק ויש לו ידע וניסיון עשיר בסוגי עסקים רבים ומגוונים. בנוסף מנהלי משרדים להנהלת חשבונות ותיקים ומנוסים- הם הרבה פעמים בעלי קשרים בחלונות הגבוהים ויש להם שיג ושיח עם בעלי מפתח ברשויות המס- מס הכנסה ומע"מ. מנהל חשבונות בעל קשרים אישיים עם בכירים ברשויות השונות יוכל לסייע לכם כשתזדקקו לכך. זוהי נקודה מומלצת לבירור.

קבלו שירות

העדיפו משרד להנהלת חשבונות המספק שירות מקיף וכולל הרבה מעבר למילוי דוחות ופתיחת תיק. המטרה היא שמנהל החשבונות יהיה מעורב ופעיל בעסק על מנת לסייע ולקדם אותו הכי רחוק שאפשר ואף לחסוך כסף וטרדה לבעל העסק. שירותים נלווים לדוג':  מעקב רציף אחר הנתונים, ייעוץ פיננסי וסיוע בבניית תכנית עסקית, עדכון אוטומטי בכל שינוי בחוק או מענק המגיע לכם, דיווח תקין והסדרים כספיים בזמן מול הגורמים הרלוונטים כדי למנוע קנסות, ועוד

שימו לב:

מנהל חשבונות טוב ומקצועי לא רק יטפל בכל הנושאים הקשורים בתחום אחריותו כגון- תשלום מיסים, מלוי דוחות ועוד אלא גם יעזור לכם בעת קושי או בעיות הצצות מפעם לפעם כפי שקורה בכל עסק: אם זה ביקורת של מס הכנסה, או דרישת תשלום חריגה, או שינוי הגדרת פעילות העסק. לפעמים אכן כדאי לשלם מעט יותר ולקבל שירות איכותי ויעיל. אם כי מחיר גבוה לא בהכרח מצביע על כל הנתונים הנ"ל. על כן מומלץ לברר היטב בעיקר על טיב השירות לפני כל חתימת חוזה מול משרד להנהלת חשבונות.