עסקים וארגונים שונים כיום בוחרים להעביר חלק מהפעילות העסקית לחברות חיצוניות על מנת להוזיל עלויות ולייעל את פעילות העסק. למיקור החוץ יש יתרונות רבים, בייחוד בכל הנוגע להנהלת החשבונות אשר מהווה מחד תחום חשוב וחיוני עבר העסק, אולם מאידך ההתעסקות בו יכולה לגזול זמן רב ביחס לתחומים אחרים. אם גם אתם שוקלים להעביר את הנהלת החשבונות בעסק לחברה חיצונית, המאמר הבא הוא בשבילכם.
מיקור חוץ: מה זה בעצם אומר?
באופן כללי, שיטות רבות של ייעול בעת המודרנית והפוסט מודרנית מבוססות על ההנחה שעל מנת שארגון, עסק או גוף יצליח, יש לאפשר לו להתמקד בתחום ההתמחות שלו עד כמה שניתן, תוך העברת העיסוק בתחומים שאינם בתחום התמחותו החוצה. הנה הרעיון בפשטות: תארו לכם מפעל שבו כמה עובדים שצריכים להרכיב מכונית, לכל עובד ישנה התמחות ייחודית בחלק אחר של המכונית: מנוע, מערכת חשמלית, שלד ועוד. האם יהיה יותר יעיל לתת לכל עובד להרכיב מכונית שלמה בעצמו, או שאולי עדיף לתת לכל עובד להרכיב רק את החלק שהוא יודע להרכיב בצורה הטובה ביותר ולהעביר את הרכבת שאר החלקים לעובדים אחרים?
אנו מניחים שגם אתם חושבים שהאפשרות השנייה היא הגיונית יותר, ואכן זהו הבסיס להגיון שעומד מחורי מיקור החוץ. אולם להגיון זה יש להוסיף עוד נתון: העולם מתפקד כיום ככפר גלובלי, מה שמאפשר לעסקים ולאגונים לקבל שירותים מחברות רחוקות גיאוגרפית, לעיתים אף ממדינה אחרת. השילוב בין שני הגורמים יוצר מצב בו חברות רבות בארץ ובחו"ל בוחרות להעביר חלק ממשימות או פעילויות הארגון לחברות מבחוץ. גם הנהלת חשבונות היא שירות שניתן לקבל בשיטת מיקור חוץ ומיד נסביר על כך.
מהי הנהלת חשבונות ומדוע היא חיונית לארגון?
הנהלת חשבונות היא שם לתחום העוסק ברישום וניהול חשבונות העסק, על כלל מרכיביו. כל פעילות עסקית כוללת למעשה איזושהי משמעות כספית או חשבונית לצורך העניין ותפקיד מנהלי החשבונות הוא להיות אחראים על התחום בארגון. מכיוון שהנהלת החשבונות היא חלק בלתי נפרד מכל עסק, היא חיונית לתפקודו השוטף. עם זאת, חשוב לומר שיש להנהלת חשבונות איכותית גם חשיבות בכל הנוגע להישרדות העסק לטווח הארוך, לתהליכי ייעול ולעמידת העסק או הארגון במשימות וחובות שונים, כמו למס הכנסה ולשאר גופים שונים.
הנהלת חשבונות במיקור חוץ: מה זה אומר?
ישנן חברות רבות המציעות לעסקים שירותי ניהול שונים המבוססים על שיטת מיקור החוץ. אחד מן השירותים הללו, הוא שירות הנהלת חשבונות. שירות כזה כולל למעשה את כל הפונקציות של מנהל חשבונות בחברה, רק שמי מספק את השירות לעסק היא חברה חיצונית ולא מנהלי חשבונות פרטיים (יש לציין שלעיתים ניתן להיעזר הן בהנהלת חשבונות בתוך הארגון והן במיקור חוץ, אבל זה נושא אחר לגמרי). בכל מקרה, עבור רוב העסקים, בעיקר עסקים קטנים ובינוניים, המשמעות היא שכל תפקודי הנהלת החשבונות ייעשו מבחוץ, כלומר ע"י אותה חברה חיצונית, בזמן שבעסק עצמו יישארו הפעילויות העיקריות והחשובות ביותר לעסק. להנהלת חשבונות במיקור חוץ יש המון יתרונות, שאת חלקן נציג לפניכם כעת:
- חיסכון במיקום – עסקים רבים הבוחרים בהנהלת חשבונות במיקור חוץ בוחרים גם לוותר על אחזקת המשרד הנוסף, כלומר, במקום שמנהלי החשבונות ישבו במשרד בעסק, הם יושבים במיקום אחר (בחברה המעניקה את השירות, בבית וכד'). לאחזקת משרד אחד פחות קיימת חשיבות כלכלית רבה עבור עסקים, בייחוד עסקים שאינם גדולים.
- חיסכון בכוח אדם – שירות מיקור החוץ מבוסס על העובדה שהעסק לא מעסיק עובד נוסף או עובדים נוספים, אלא שוכר שירות מחברה. לעניין הזה יש משמעות רבה הן מבחינה כלכלית, והן מבחינות נוספות, למשל במקרה בו העסק לא מרוצה מהשירות, אחן צורך "לפטר" אף אחד.
- אפשר להגדיל או להקטין את השירות – בהקשר של מה שציינו קודם, ניתן להגדיל או להקטין את שירות הנהלת החשבונות בקלות, תלוי כמובן בחברה הנותנת את השירות. לעיתים, עסקים זקוקים להיקף שונה של הנהלת חשבונות בעסק בזמנים שונים בשנה, בהתאם ללחץ וכד', אולם כאשר יש מנהל או מנהלת חשבונות שהינם עובדים מן המניין בעסק, בד"כ יש להם היקף עבודה קבוע מראש שלא תמיד פשוט לשנות.
- טכנולוגי יותר
- · שירות מתקדם יותר – בהנחה שחברת הנהלת החשבונות במיקור חוץ היא מקצועית ויעילה, סביר להניח שגם התשתית הממוחשבת שלה תהיה טובה יותר מזו שיכול להרשות לעצמו עסק קטן ומתחיל, או אפילו עסק בינוני.
על מה להקפיד כשבוחרים חברת הנהלת חשבונות במיקור חוץ?
- אמינות וביטחון: לשיטת מיקור החוץ יתרונות רבים, אולם גם כמה חסרונות. אחד מחסרונותיה, הוא העובדה שיש להוציא מידע מהארגון החוצה. למנהלי חשבונות יש גישה למידע רב ומשמעותי בארגון ובהתאם, יש להקפיד שהחברה המעניקה את השירות היא אמינה ונוקטת באמצעי אבטחת מידע מתקדמים שיגנו על המידע שלכם ועל העסק או הארגון לטווח הקצר והרחוק כאחד.
- מחיר לעומת איכות: שימו לב היטב למה שאתם מקבלים בתמורה לתשלום. מחיר זול הוא כמובן טריגר משמעותי, אך הוא לא כל מה שחשוב. בסופו של דבר, המטרה שלכם היא לקבל שירות שיענה על הצרכים שלכם לטווח הארוך. לכן, חשוב להקפיד לבחור בחברה המעסיקה עובדים איכותיים שיירתמו להצלחת העסק או הארגון שלכם. בהקשר זה, חשוב לוודא כי מדובר בחברה המבינה לעומק את צרכי העסק, אופי העסק ושאר המאפיינים המייחדים אתכם מהמתחרים.
- שימו לב לאותיות הקטנות ולתנאי השירות באופן כללי: למי אתם פונים במקרה של תקלות? היכן נשמר המידע שלכם במקרה כזה? אם תרצו להפסיק את השירות, למי אתם פונים וכיצד תקבלו את המידע\הדוחות\הנתונים? כל התשובות לשאלות הללו יכולות להעיד רבות על אמינות ואיכות החברה שאיתה אתם רוצים להתקשר.
