מה זה הנהלת חשבונות כפולה?

הנהלת חשבונות

לכל עסק חייב להיות רישום מדויק של כל הפעילות הפיננסית שלו על פי חוק. בהנהלת החשבונות של העסק הכל נרשם באחת משתי שיטות – הנהלת חשבונות כפולה או הנהלת חשבונות חד צידית. לכל אחת מהן יש הסבר וסיבות ויש לדעת במה מדובר על מנת לענות על דרישת החוק לניהול הנהלת החשבונות המתאימה לעסק שלכם. זה בדרך כלל כרוך ברמת הכנסות מסוימת וגם בתחום שבו אתם עוסקים, ואם אינכם מתמצאים בהנהלת החשבונות עליכם להעסיק שירות הנהלת חשבונות במיקור חוץ או כעובדים מן המניין בעסק שלכם. הם דואגים לטפל בכך ולהגיש את הדיווחים למדינה ולרשויות כחוק. למען הסר ספק, חשוב לדעת שמדובר בשיטת רישום בספרי ניהול חשבונות על פי חוק ולא לשיטה של ניהול ספרי חשבונות כפולים שקשורה לתחום הפלילי.

למה חשובה הנהלת חשבונות לכל עסק?

כל עסק חייב לדווח לרשויות המס ולמדינה מהו גובה ההכנסות שלו וכדי לעשות זאת עליו לנהל רישום ומעקב מדוקדקים אחר כל ההכנסות וההוצאות. כדי להגיש דיווח על כך עליו להגיש גם קבלות וחשבוניות על כל הפעילות הפיננסית שלו וזה מחייב הנהלת חשבונות וניהול ספרים על פי חוק. בהנהלת חשבונות כפולה מנהלים ספרים שבהם רושמים את שני סוגי הפעולות – כל סכום שנכנס וכל סכום שיוצא. השיטה הזאת הומצאה לפני מאות כדי שאפשר יהיה לעקוב אחר טור החובה וטור הזכות של העסק כדי לדעת בכל רגע נתון מה מצבו הכספי. למשל, כאשר מוכרים מוצר ללקוח הוא נמצא בחובה והעסק נמצא בזכות. כאשר קונים חומרים או מלאי זה נרשם ההפך – העסק בחובה והספק נמצא בזכות.

איך הנהלת חשבונות כפולה נראית בשטח?

פעולה פיננסית דורשת שני צדדים וכך זה גם מתבטא ברישום. בניגוד לשיטה החד-צידית, שבה יש רק טור אחד שבו העסק רושם רק את הפעולות שלו ולא של הצד השני, בשיטה הכפולה יש שני טורים – טור חובה וטור זכות. בטור החובה רושמים את כל מי שמקבל ובטור הזכות את כל מי שנותן כספים. כלומר, כל פעולה נרשמת בשני הטורים כאשר פעם היא בצד הנותן ופעם היא בצד המקבל. בשיטה החד צידית ירשמו אותה רק בטור אחד מבלי לציין מי הצד השני שמקבל או נותן, אלא רק איך זה מתבטא אצלכם. ברישום הכפול קל יותר לעקוב אחר הפעולה משום שיודעים מה הצד השני שלה והיכן לחפש כאשר צריך אסמכתא. עם זאת, זה מחייב עבודה מדויקת וקפדנית ואסור להפסיק לרגע את המעקב המדוקדק ואת הרישום המדויק. גם בגלל זה הנהלת חשבונות מחולקת לכמה סוגים כאשר רק מי שלומד זאת מוסמך לעסוק בכך מבלי להתבלבל או לגרום לטעויות ברישום. כשמדברים על טעויות בחישובים ובהנהלת חשבונות לפעמים מתכוונים גם לטעויות ברישום מדויק של פעולה מסוימת בשני הטורים במקום הנכון ולכן חשוב גם לבחור את האדם הנכון שאמור לנהל את החשבונות של העסק בצורה אחראית וקפדנית.

אילו סוגי רישומים יש בעסק?

כל עסק מנהל רישום של כל פעולה שלו לפי קטגוריה. יש פעולות שמתייחסות לספקים, יש פעולות שמתייחסות ללקוחות, לקניית חומרים ומוצרים, לנותני שירותים, למשכורות ולהתחייבויות, לתשלומים קבועים והפרשות, לניהול מלאי ולמכירות ועוד. הפעולות נרשמות בכרטיסיות ששייכות לקבוצות אלה וכך אפשר לעקוב אחריהן ולראות מה נעשה בכל קבוצה. היום זה הרבה יורת קל משום שיש תוכנות הנהלת חשבונות ממוחשבות שמקודדות את כל הפעולות וכך אפשר יותר בקלות לעקוב אחריהן לפי הקוד, ואת זה יודע לעשות כל מנהל חשבונות. זה מחייב לא רק להתמצא בשיטה אלא גם בתוכנה ודעת כיצד לרשום נכון ובהתאמה כל פעולה שמקודדת לפי הטור הנכון שלה. היקף הפעילות הפיננסית קובעת גם את גודל מחלקת הנהלת החשבונות שלכם והאם העסק יצטרך מיקור חוץ או שיוכל להעסיק מנהלת חשבונות בארגון עצמו.

למה הנהלת חשבונות כפולה חשובה לעסק?

מלבד החובה החוקית לדווח לרשויות המס, לביטוח לאומי ולמס ערך מוסף, יש חשיבות רבה מאוד שהנהלת העסק והחברה תהיה עם יד על הדופק ותעקוב מקרוב אחר כל התחייבות ואחר כל פעולה פיננסית שנעשית בעסק. החשיבות היא לא רק לצורך הדיווחים התקופתיים והשוטפים כי אם גם על מנת לדעת מה מצבו הפיננסי של העסק, האם עומדים בחובת ההפרשות והתשלומים לעובדים ולספקים, האם הבנקים מקבלים את ההפקדות ואת תשלומים שהעסק חייב להם בזמן ומבלי לצבור קנסות ועמלות? לכל פעולה רשומה יש משמעות במאזן הכולל של העסק וכאשר פרטים אינם נרשמים במדויק התמונה אינה שלמה ועלולה לגרום להפסדים ולקריסת העסק.

הנהלת חשבונות רשלנית מסבכת את העסק

זה נוסף לעובדה שניהול חשבונות רשלני הוא עבירה פלילית שמסבכת את העסק עם רשות המס ועם חקירה כלכלית אפשרית שתסתיים בהעמדה לדין. כאשר שירותי הנהלת החשבונות איכותיים ואמינים כך גם בעל העסק וההנהלה יכולים לסמוך על דיווחי אמת שמגיעים בזמן ומאפשרים לעבוד לפי תכנית עבודה מסודרת וגם לעמוד בהתחייבויות. זה הרי לא משנה מהו התירוץ לכך שהתשלום שהעסק חייב אינו מגיע בזמן, ובוודאי לא בגלל תירוץ של טעויות בהנהלת החשבונות. מתפקידו של בעל העסק לדאוג לכך בהחלט שהדיווחים והרישומים יהיו מדויקים וללא השמטות והעלמות של פעולות וגם מותאמים זה לזה בטור החובה והזכות בצורה מושלמת.

חשיבות המאזן

בבסיסה של השיטה שנקראת הנהלת חשבונות כפולה עומד המאזן של העסק. מאזן העסק חייב להיות מלא מבחינת שיקוף ומיפוי מצב העסק בכל רגע נתון לגבי הכנסות והוצאות, התחייבויות ונכסים. ההפרדה בין הפעולות ובין הטורים מאפשרת לדעת יותר בבירור לאן זורם הכסף ומהיכן הוא מגיע ועוזר לעקוב אחר כל פעילות העובדים בעסק כדי לנהל אותו בצורה מיטבית.

עוד פוסטים

שירות הנהלת חשבונות

הנהלת חשבונות במיקור חוץ – איך זה עובד?

עסקים וארגונים שונים כיום בוחרים להעביר חלק מהפעילות העסקית לחברות חיצוניות על מנת להוזיל עלויות ולייעל את פעילות העסק. למיקור החוץ יש יתרונות רבים, בייחוד

תודה שיצרתם איתנו קשר

נציג יחזור אלייך בהקדם